İlaçlama Firmaları İçin EK-1 Raporu Programı

Kayıtlı müşterinizi seçerek rapora başlayabilirsiniz. Birden fazla şubesi olan işletmelerde merkez veya ilgili şubeyi belirtmek, raporun doğru hizmet noktası için hazırlanmasını sağlar. Müşteri ve şube kayıtlarını düzenli tutmak, sonraki ziyaretlerde aynı iletişim ve adres bilgilerini yeniden girmeyi azaltır.

Her hizmeti sürekli müşteri kaydına dönüştürmeniz de gerekmez. Tek seferlik rapor seçeneğinde bilgiler rapor arşivinde saklanır; Müşteriler ve Cariler listesine eklenmez. Müşteriyle düzenli çalışıyorsanız kayıtlı müşteri akışını, tek ziyaret için belge hazırlıyorsanız uygun tek seferlik seçeneği kullanabilirsiniz.

Uygulama bilgilerini ise o ziyarete göre kontrol ederek doldurun. Tarih, ziyaret tipi, hedef zararlı, kullanılan ürünler ve uyarılar gibi alanlar hizmetin kaydını oluşturur. Kayıtlı müşteri bilgisi kullanmanız, yeni uygulamanın ayrıntılarını gözden geçirme adımının yerini almaz.

İlaçlama yapılan yerin sorumlusunun adını rapora ekleyebilir ve imzasını doğrudan cihaz ekranında alabilirsiniz. Telefonda parmakla, bilgisayarda fareyle çizilen imza PDF’de sorumlu alanına aktarılır. İmza için ayrıca kağıt çıktı alıp belgeyi tekrar taramanız gerekmez.

İmza alanını raporun diğer bilgileriyle birlikte kontrol edebilirsiniz. Sorumlu bilgisi ve imza, girildiği ölçüde raporda yer alır. Sahadayken belgeyi hazırlayıp sorumluyla kontrol etmek, ofise döndükten sonra tamamlanmayı bekleyen raporların birikmesini azaltmaya yardımcı olur.

Firma kaşesini ve firma yetkili imzasını ayarlardan kaydedebilirsiniz. Rapor üzerinde yalnız kaşe, kaşe ve firma imzası veya bu öğeler olmadan devam etme seçenekleri bulunur. Personel için de ad ve kayıtlı imza seçenekleri vardır; kullanılacak kayıtların önceden hazırlanmış olması gerekir.

Belgede neyin görüneceğini seçtiğiniz rapor ayarı belirler. Personel adı ve imzasını kullanacaksanız ilgili kaydı, firma kaşeli görünüm istiyorsanız kayıtlı kaşeyi kontrol edin. Son görünümü PDF önizlemesinde inceleyin. Geçmiş raporların kaşe ve imza kaydı güncel ayarlardan ayrı korunur.

Rapor bilgilerini ve önizlemeyi kontrol ettikten sonra PDF oluşturma ve arşiv akışını tamamlayın. Arşivi hazır rapor için e-posta ve WhatsApp seçeneklerine ulaşabilirsiniz. PDF’yi müşteriye iletmek, belgeyi yeniden düzenlemekten ayrı bir paylaşım adımıdır; alıcı bilgilerini bu aşamada da kontrol edin.

E-posta gönderimi için müşteri kaydında geçerli bir e-posta adresi, firma bilgilerinde de firma e-postası ve ünvanı gerekir. Eksik iletişim bilgilerini tamamlayarak gönderimi başlatabilirsiniz. Bu alanları müşteri kaydı açılırken doldurmak, rapor hazır olduğunda gönderim adımını kolaylaştırır.

WhatsApp’ta cihaz desteğine göre dosya paylaşım ekranı açılır. Dosya paylaşımını desteklemeyen tarayıcılarda PDF indirilir ve WhatsApp sohbeti açılır; dosyayı sohbete ekleyip gönderme adımını siz tamamlarsınız. Geçerli müşteri telefon numarası paylaşım için gereklidir.

Uygulama raporunu yalnız müşteriye göndereceğiniz bir dosya olarak düşünmeyin. Sonraki ziyarette önceki uygulamayı incelemek veya müşterinin tekrar istediği belgeye ulaşmak da gerekir. EK-1 PRO rapor kayıtlarını ve PDF arşiv akışını aynı sistem içinde yönetir.

Arşivde raporun durumu görünür; PDF arşivi hazır olan belgeler için yeniden erişim ve paylaşım seçenekleri kullanılabilir. Raporu oluşturduktan sonra arşiv durumunu kontrol etmek, belgenin saklama ve paylaşım adımlarının tamamlandığını görmenizi sağlar. Web ve Android’de yetkiniz kapsamındaki firma kayıtlarına ulaşabilirsiniz.

Rapor arşivinde müşteri, rapor numarası, uygulayıcı, tarih veya adresle arama yapabilirsiniz. Telefon ve e-posta bilgileri de arama kapsamındadır. Müşteri yalnız hizmetin tarihini hatırlıyorsa tarih üzerinden, rapor numarası elindeyse doğrudan bu numarayla aramaya başlayabilirsiniz.

Tarih aralığı ve müşteri türü gibi filtreler de sonuçları daraltmaya yardımcı olur. Aynı müşteriye farklı tarihlerde hazırlanan raporları değerlendirirken belge tarihini ve hizmet adresini kontrol edin. Arama sonucu, doğru raporun PDF’sine yeniden ulaşmanız için başlangıç noktasıdır.

Rapor hazırlama ihtiyacınız büyüdüğünde müşteri listesi, iş takvimi ve tahsilat kayıtlarının da aynı yerde bulunması işinizi kolaylaştırabilir. Genel yönetim özellikleri için İlaçlama Firması Programı sayfamıza göz atın.

Sahaya çıkan birden fazla personeliniz varsa görev atama ve tamamlanan işleri görme akışı da önem kazanır. Ekip planlamasını haşere kontrol saha yönetimi sayfamızda inceleyebilirsiniz. Ön muhasebe ise raporun yanında cari ve tahsilat takibi için destekleyici bir alan sunar.